Navigationsmenüs (Akademie der Unfallchirurgie GmbH)

Anmeldung

Wer ist unser Ansprechpartner für den Zertifizierungsprozess?

Bei Fragen zu Vertrag, Anmeldung, TraumaPortal, Rechnung und grundsätzlichen Informationen zu Kriterienkatalog und dem Verfahren stehen Ihnen die Ansprechpartnerinnen der AUC gerne zur Verfügung.

Zu Fragen, die die Checklistenprüfung oder den Ablauf und die Planung des Vor-Ort-Besuchs betreffen, können Sie sich gerne an CERT iQ wenden.

Was kostet die Zertifizierung?

Bei ein bis zwei beteiligten klinischen Organisationseinheiten beträgt das Entgelt 4.600,00 € zzgl. USt. Ab der dritten klinischen Organisationseinheit erhöht sich das Entgelt pro Einheit um zusätzlich 2.300,00 € zzgl. USt.

Eine Rechnung über die angefallenen Reisekosten des Systemauditors und Fachexperten erhalten Sie nach dem Audit.

Darüber hinaus fällt eine jährliche Gebühr für das AltersTraumaRegister DGU® an. Bei ein bis zwei beteiligten klinischen Organisationseinheiten beträgt diese 600,00 € zzgl. USt. Ab der dritten beteiligten klinischen Organisationseinheit erhöht sich diese pro Einheit um zusätzlich 300,00 € zzgl. USt.

Warum bekommen wir 2 Wochen nach Beauftragung (Vertragseingang) einen Service-Anruf der Zertifizierungsstelle?

CERT iQ möchte für eine reibungslose Kommunikation sicherstellen, dass in der Vorbereitungsphase die richtigen Ansprechpartner benannt und dokumentiert sind. Durch eine erneute Überprüfung können im Vorfeld Unklarheiten und Unsicherheiten ausgeräumt und unnötige Verzögerungen verhindert werden.

An wen wenden wir uns bei Problemen mit dem TraumaPortal?

Bei Problemen mit dem TraumaPortal wenden Sie sich bitte an die AUC-Akademie der Unfallchirurgie GmbH, Geschäftsstelle Netzwerke und Versorgungsstrukturen-Bereich ATZ (Telefon: 089 8905376 21, E-Mail: atz@auc-online.de).

Onlinecheckliste

Welche Pflichtdokumente müssen eingereicht werden?

Zur Vereinfachung der Abläufe müssen einige Dokumente (mögliche Formate sind: ".jpg", ".pdf", ".png", ".txt") mit der onlinebasierten Checkliste in das Portal hochgeladen werden:

ATZ_Dokumente zur Checklisteneinrichung

Müssen alle Pflichtdokumente bereits zur Bewertung der Online-Checkliste zur Verfügung stehen?

Ja, denn nur so kann eine erfolgreiche Zertifizierung sichergestellt werden. Sollten Dokumente fehlen, werden Sie von CERT iQ darüber informiert.

Wie erhalten wir Rückmeldung nach Einreichung der Onlinecheckliste?

Die Mitarbeiter der CERT iQ bewerten die Inhalte der Onlinecheckliste und geben Ihnen innerhalb von 10 Werktagen eine Rückmeldung per E-Mail.

Welche Kriterien soll eine Geschäftsordnung erfüllen?

Ein Ansichtsexemplar der Geschäftsordnung steht im TraumaPortal im internen Bereich unter Punkt "Informationen/Download" zur Verfügung.

Welche Kennzahlen sind für die Erstzertifizierung relevant?

Neben den Daten, die nach Zertifizierung Ihres Zentrums in das AltersTraumaRegister DGU® übertragen werden, müssen in Ihrem Zentrum zur internen Qualitätskontrolle Kennzahlen erhoben werden, die im Audit überprüft werden. Die AG Alterstraumatologie der Deutschen Gesellschaft für Unfallchirurgie gibt folgende Kennzahlen vor:

  1. Anzahl der ATZ-Patienten gesamt
  2. Präoperative Verweildauer
  3. Komplikationsrate bei coxalen Femurfrakturen
  4. Anteil an GfK bei coxalen Femurfrakturen
  5. Beginn der GfK am wievielten postoperativen Tag

Zusätzlich dazu empfiehlt die AG Alterstraumatologie der DGU die Erhebung folgender Kennzahl:

"Anteil der Patienten, bei denen eine Osteoporosetherapie während des stationären Verlaufs initiiert und im Brief empfohlen wird"

Darüber hinaus können weitere interessierende Kennzahlen erhoben werden.

Auditvorbereitung

Welchen Zweck erfüllt die Selbstbewertung ATZ?

Die Selbstbewertung ATZ dient Ihnen zum einen zur IST-Analyse Ihres Zentrums. Daneben dient sie der Vorbereitung auf das Audit. Zu diesem Zweck soll sie als internes Audit durchgearbeitet werden.

Bis wann muss die ausgefüllte Selbstbewertung ATZ der Zertifizierungsstelle zur Verfügung stehen?

Die ausgefüllte Selbstbewertung ATZ muss spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Audittermin unter Angabe Ihrer ATZ-Nummer an CERT iQ per Email (an alterstraumazentrum@cert-iq.de) gesendet werden.

Wie lange sollte der Vorlauf zwischen Einreichen der Onlinecheckliste und Audittermin betragen?

Sie sollten eine Zeitspanne von 6-8 Wochen einplanen.

Wie viele und welche Auditoren betreuen das Zertifizierungsaudit?

Sie werden von 2 Auditoren, einem Systemauditoren und einem Fachexperten, betreut. Der Systemauditor erfüllt die Anforderungen an einen leitenden Auditoren (akkreditierte QM-Systeme) und der Fachexperte ist als Unfallchirurg oder Geriater mit Erfahrung im Aufbau eines Alterstraumazentrums qualifiziert.

Wie erfolgt die Vorbereitung auf die Akteneinsicht?

Ca. 4 Wochen vor dem Audittermin benötigt CERT iQ eine anonymisierte Übersicht der Patienten der letzten 3 Monate inkl. Diagnosen und Kennzeichnung von nicht-OP-fähigen Patienten. Am Audittag werden die entsprechenden Stichproben vor Ort vom Fachexperten benannt.

Ist eine Basiszertifizierung nach z.B. ISO 9001 oder KTQ notwendig?

Nein, eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder KTQ ist keine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung als AltersTraumaZentrum DGU®. Das Zertifikat wird in einem eigenständigen Verfahren vergeben und ist nicht als Add-On konzipiert.

Wie ist das fachspezifische QM-System lt. Kriterienkatalog definiert?

Das Alterstraumazentrum muss einem Qualitätssicherungssystem mit an die Forderungen des Kriterienkatalogs angepassten Strukturen, Maßnahmen und Prozessen folgen. Daneben wird die Hinterlegung eines fachspezifischen Qualitätsmanagementsystems (z.B. TraumaNetzwerk DGU®, Endoprothesenzentrum oder Qualitätssiegel Geriatrie) gefordert und das Vorliegen eines QM-Handbuchs vorausgesetzt.

Wird das QM-System überprüft?

Der Systemauditor überprüft im Verlauf des Audits die relevanten QM-Aspekte, z.B. die Patientensicherheit betreffend. Dies geschieht sowohl auf der unfallchirurgischen/geriatrischen Station als auch in der OP-Abteilung.

Auditdurchführung und Nachbereitung

Wie lange dauert das Zertifizierungsaudit?

Der Vor-Ort-Besuch dauert in der Regel 7 Stunden.

Gibt es Besonderheiten bei Audits an zwei Standorten (Unfallchirurgie und Geriatrie)?

Ja, der Auditplan wird entsprechend geändert und Transferzeiten eingeplant. Grundsätzlich ist eine längere Auditzeit von ca. 1 Stunde notwendig.

Welche Teilnehmer der Klinik sind beim Audit notwendig?

Die Teilnehmer des Audits werden im Auditplan ausgewiesen. Im Auditplan werden nur die Funktionen angegeben - Sie entscheiden dann, wer konkret am Audit teilnimmt.

Bekommen wir bereits am Ende des Audits eine Information über den Abschluss des Verfahrens?

Das Auditteam informiert Sie am Ende des Audits über Empfehlungen, Stärken, Verbesserungspotenzial und ggf. Feststellungen, die innerhalb einer Frist zu bearbeiten sind.

Die Auditoren können die Zertifizierung zu diesem Zeitpunkt nur empfehlen. Der Zertifizierungsausschuss der CERT iQ nimmt die abschließende Bewertung vor.

Gibt es Vorgaben zur Zertifikaterstellung?

Ja, die Vorgaben sind im Vertrag zwischen der AUC und den Kliniken geregelt. Wir möchten Sie bitten, die folgende Regel zu beachten:

Der Auftraggeber kann in Absprache mit den beteiligten Kliniken für das in Vorbereitung befindliche AltersTraumaZentrum DGU® einen Eigennamen festlegen. Unzulässig sind dabei Eigennamensbestandteile, die regionale oder überregionale Bezeichnungen (z.B. AltersTraumaZentrum Bayern) beinhalten, die eine alleinige Kompetenz für eine ganze Region oder überregionale Netzwerkstruktur suggerieren (z.B. AltersTraumaVerbund Schmidtkliniken GmbH) und solche, die eine Gebietshoheit suggerieren (z.B. AltersTraumaZentrum Berlin). Die Hinzunahme von Stadtnamen ist unter Umständen mit zusätzlicher Benennung der Klinik zulässig (z.B. AltersTraumaZentrum Uniklinik Musterstadt).

Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Ein Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren. Nach Ablauf dieser Zeit muss das Alterstraumazentrum erneut zertifiziert werden. Zu diesem Zweck kann frühestens zwei Monate vor Ablauf ein Re-Audit stattfinden. Bei erfolgreicher Re-Zertifizierung verlängert sich die Laufzeit des Zertifikats um 3 Jahre, ausgehend vom Ablaufdatum des vorherigen Zertifikats und unabhängig vom Audittermin.

Finden Überwachungsaudits statt?

Es finden keine Überwachungsaudits statt. Erst mit Ablauf des Zertifikats muss das AltersTraumaZentrum DGU® erneut auditiert werden.

Können die Logos uneingeschränkt genutzt werden?

Ja, bitte beachten Sie dabei die Richtlinien des Zertifizierungsunternehmens sowie die Laufzeit Ihres Zertifikats.

AltersTraumaRegister DGU®

Sind wir verpflichtet, Daten in das Register einzugeben?

Ja, zertifizierte Zentren haben sich vertraglich zur Dateneingabe in das AltersTraumaRegister DGU® verpflichtet. Die Daten dienen der externen Qualitätssicherung und wissenschaftlichen Forschung.

Zertifizierte Zentren erhalten einmal jährlich einen Bericht und können tagesaktuell online einen Zwischenbericht abrufen.