Navigationsmenüs (Akademie der Unfallchirurgie GmbH)

Anmeldung

Wer ist unser Ansprechpartner für den Zertifizierungsprozess?

Bei Fragen zu Vertrag, Anmeldung, TraumaPortal, Rechnung und für grundsätzliche Informationen zu Kriterienkatalog und Verfahren stehen Ihnen die Ansprechpartner der AUC gerne zur Verfügung.

Zu Fragen, die die Checklistenprüfung oder den Ablauf und die Planung des Vor-Ort-Besuchs betreffen, können Sie sich gerne an das Zertifizierungsunternehmen wenden.

Was kostet die Zertifizierung?

Bei ein bis zwei beteiligten klinischen Organisationseinheiten beträgt das Entgelt 4.600,00 € zzgl. USt. Ab der dritten klinischen Organisationseinheit erhöht sich das Entgelt pro Einheit um zusätzlich 2.300,00 € zzgl. USt.

Eine Rechnung über die angefallenen Reisekosten des Systemauditors und Fachexperten erhalten Sie nach dem Audit (die Richtlinien zu Reisekosten finden Sie im TraumaPortal unter dem Menüpunkt „Informationen/Download“).

Darüber hinaus fällt ab erfolgreicher Zertifizierung eine jährliche Gebühr für das AltersTraumaRegister DGU® an. Bei ein bis zwei beteiligten klinischen Organisationseinheiten beträgt diese 600,00 € zzgl. USt. Ab der dritten beteiligten klinischen Organisationseinheit erhöht sich die Gebühr pro Einheit um zusätzlich 300,00 € zzgl. USt.

An wen wenden wir uns bei Problemen mit dem TraumaPortal?

Bei Problemen mit dem TraumaPortal wenden Sie sich bitte an die AUC Geschäftsstelle Netzwerke und Versorgungsstrukturen - Bereich ATZ (Tel.: +49 (0)89 540481 210, E-Mail: atz@auc-online.de).

Onlinecheckliste

Welche Pflichtdokumente müssen eingereicht werden?

Zur Vereinfachung der Abläufe müssen einige Dokumente (mögliche Formate sind: ".jpg", ".pdf", ".png", ".txt") mit der onlinebasierten Checkliste in das Portal hochgeladen werden:

ATZ_Dokumente zur Checklisteneinrichung

Müssen alle Pflichtdokumente bereits zur Bewertung der Online-Checkliste zur Verfügung stehen?

Ja, denn nur so kann ein reibungsloser Ablauf sichergestellt werden. Sollten Dokumente fehlen, werden Sie vom Zertifizierungsunternehmen darüber informiert.

Wie erhalten wir Rückmeldung nach Einreichung der Online-Checkliste?

Die Mitarbeiter des Zertifizierungsunternehmens bewerten die Inhalte der Online-Checkliste und geben Ihnen innerhalb von 10 Werktagen eine Rückmeldung per E-Mail.

Welche Kriterien soll eine Geschäftsordnung erfüllen?

Ein Ansichtsexemplar der Geschäftsordnung steht im TraumaPortal im internen Bereich unter Punkt "Informationen/Download" zur Verfügung.

Welche Kennzahlen sind für die Erstzertifizierung relevant?

Neben den Daten, die nach Zertifizierung Ihres Zentrums in das AltersTraumaRegister DGU® übertragen werden, müssen in Ihrem Zentrum zur internen Qualitätskontrolle Kennzahlen erhoben werden, die im Audit überprüft werden. Die AG Alterstraumatologie der Deutschen Gesellschaft für Unfallchirurgie gibt folgende Kennzahlen vor:

  1. Anzahl der ATZ-Patienten gesamt
  2. Präoperative Verweildauer
  3. Komplikationsrate bei coxalen Femurfrakturen
  4. Anteil an GfK bei coxalen Femurfrakturen
  5. Beginn der GfK am wievielten postoperativen Tag

Zusätzlich empfiehlt die AG Alterstraumatologie der DGU die Erhebung folgender Kennzahl:

"Anteil der Patienten, bei denen eine Osteoporosetherapie während des stationären Verlaufs initiiert und im Brief empfohlen wird"

Darüber hinaus können weitere Kennzahlen von Interesse erhoben werden.

Auditvorbereitung

Welchen Zweck erfüllt die Selbstbewertung ATZ?

Die Selbstbewertung ATZ dient Ihnen zum einen zur IST-Analyse Ihres Zentrums. Daneben dient sie der Vorbereitung auf das Audit. Zu diesem Zweck soll sie als internes Audit durchgearbeitet werden.

Bis wann muss die ausgefüllte Selbstbewertung ATZ der Zertifizierungsstelle zur Verfügung stehen?

Die ausgefüllte Selbstbewertung ATZ muss spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Audittermin unter Angabe Ihrer ATZ-Nummer per E-Mail an das Zertifizierungsunternehmen gesendet werden.

Wie lange sollte der Vorlauf zwischen Einreichung der Online-Checkliste und Audittermin betragen?

Sie sollten eine Zeitspanne von 6-8 Wochen einplanen.

Wie viele und welche Auditoren betreuen das Zertifizierungsaudit?

Sie werden von 2 Auditoren, einem Systemauditor und einem Fachexperten betreut. Der Systemauditor erfüllt die Anforderungen an einen leitenden Auditor (akkreditierte Systeme) und der Fachexperte ist qualifiziert als Unfallchirurg oder Geriater mit Erfahrung im Aufbau eines Alterstraumazentrums.

Wie erfolgt die Vorbereitung auf die Akteneinsicht?

Ca. 4 Wochen vor dem Audittermin benötigt das Zertifizierungsunternehmen eine anonymisierte Übersicht der Patienten der letzten 3 Monate inkl. Diagnosen und Kennzeichnung von nicht OP-fähigen Patienten. Am Audittag werden die entsprechenden Stichproben vor Ort vom Fachexperten benannt.

Ist eine Basiszertifizierung nach z.B. ISO 9001 oder KTQ notwendig?

Nein, eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 oder KTQ ist keine Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung als AltersTraumaZentrum DGU®. Das Zertifikat wird in einem eigenständigen Verfahren vergeben und ist nicht als Add-on konzipiert.

Wie ist das fachspezifische QM-System gemäß Kriterienkatalog definiert?

Das Alterstraumazentrum muss einem Qualitätssicherungssystem folgen, welches an die Forderungen des Kriterienkatalogs angepasste Strukturen, Maßnahmen und Prozesse vorsieht.

Daneben wird die Hinterlegung eines fachspezifischen Qualitätsmanagementsystems (z.B. TraumaNetzwerk DGU®, Endoprothesenzentrum oder Qualitätssiegel Geriatrie) gefordert und das Vorliegen eines QM-Handbuchs vorausgesetzt.

Wird das QM-System überprüft?

Der Systemauditor überprüft im Verlauf des Audits die relevanten QM-Aspekte, z.B. die Patientensicherheit betreffend. Dies geschieht sowohl auf der unfallchirurgischen/geriatrischen Station als auch in der OP-Abteilung.

Auditdurchführung und Nachbereitung

Wie lange dauert das Zertifizierungsaudit?

Der Vor-Ort-Besuch dauert in der Regel 7 Stunden.

Gibt es Besonderheiten bei Audits an zwei Standorten (Unfallchirurgie und Geriatrie)?

Ja, der Auditplan wird entsprechend geändert und Transferzeiten eingeplant. Grundsätzlich ist eine längere Auditzeit von ca. 1 Stunde notwendig.

Welche Teilnehmer der Klinik sind beim Audit notwendig?

Die Teilnehmer des Audits werden im Auditplan ausgewiesen. Im Auditplan werden nur die Funktionen angegeben - Sie entscheiden, wer konkret am Audit teilnimmt.

Bekommen wir bereits am Ende des Audits eine Information über den Abschluss des Verfahrens?

Das Auditteam informiert Sie am Ende des Audits über Empfehlungen, Stärken, Verbesserungspotenzial und ggf. Feststellungen, die innerhalb einer Frist zu bearbeiten sind.

Die Auditoren können die Zertifizierung zu diesem Zeitpunkt nur empfehlen. Der Zertifizierungsausschuss des Zertifizierungsunternehmens nimmt die abschließende Bewertung vor.

Gibt es Vorgaben zur Zertifikaterstellung?

Ja, die Vorgaben sind im Vertrag zwischen der AUC und den Kliniken geregelt.

Wir möchten Sie bitten, die folgende Regel zu beachten:
"Der Auftraggeber kann in Absprache mit den beteiligten Kliniken für das in Vorbereitung befindliche AltersTraumaZentrum DGU® einen Eigennamen festlegen. Unzulässig sind dabei Eigennamensbestandteile, die regionale oder überregionale Bezeichnungen (z.B. AltersTraumaZentrum Bayern) beinhalten, die eine alleinige Kompetenz für eine ganze Region oder überregionale Netzwerkstruktur suggerieren (z.B. AltersTraumaVerbund Schmidtkliniken GmbH) und solche, die eine Gebietshoheit suggerieren (z.B. AltersTraumaZentrum Berlin). Die Hinzunahme von Städtenamen ist unter Umständen mit zusätzlicher Benennung der Klinik zulässig (z.B. AltersTraumaZentrum Uniklinik Musterstadt)."

Wie lange ist das Zertifikat gültig?

Ein Zertifikat hat eine Gültigkeit von 3 Jahren.

Nach Ablauf dieser Zeit muss das Alterstraumazentrum erneut zertifiziert werden. Zu diesem Zweck kann frühestens 2 Monate vor Ablauf ein Re-Audit stattfinden. Bei erfolgreicher Re-Zertifizierung verlängert sich die Laufzeit des Zertifikats um 3 Jahre, ausgehend vom Ablaufdatum des vorherigen Zertifikats und unabhängig vom Audittermin.

Finden Überwachungsaudits statt?

Nein, es finden keine Überwachungsaudits statt. Erst mit Ablauf des Zertifikats muss das AltersTraumaZentrum DGU® erneut auditiert werden.

Können die Siegel und Logos uneingeschränkt genutzt werden?

Ja, aber bitte beachten Sie dabei die Richtlinien des Zertifizierungsunternehmens (vgl. im TraumaPortal unter „Informationen/Download“).

AltersTraumaRegister DGU®

Sind wir verpflichtet, Daten in das Register einzugeben?

Ja, zertifizierte Zentren haben sich vertraglich zur Dateneingabe in das AltersTraumaRegister DGU® verpflichtet. Die Daten dienen der externen Qualitätssicherung und wissenschaftlichen Forschung.

Zertifizierte Zentren erhalten einmal jährlich einen Qualitätsbericht.

Findet eine Qualitätskontrolle der Dateneingabe statt?

Ja, ab dem 1. Re-Audit wird vor Ort eine Fallkontrolle durch die Auditoren durchgeführt. Bei dieser Fallkontrolle werden Patientenakten eingesehen und die Angaben mit den eingegebenen Daten im AltersTraumaRegister DGU® verglichen. Der Fokus liegt hierbei auf der Vollständigkeit und Korrektheit der Daten. Etwa 4 Wochen vor dem geplanten Audittermin erhält die Klinik durch die AUC Geschäftsstelle Register und Forschungskoordination eine Übersicht über 8 Patientenakten, aus denen der Auditor vor Ort 5 auswählt und überprüft. Sollten wesentliche Abweichungen festgestellt werden, kann das Zentrum zu einer Korrektur der seit dem letzten Audit im AltersTraumaRegister DGU® eingegebenen Daten veranlasst werden.

Müssen wir das Follow-Up beim AltersTraumaRegister DGU® durchführen?

Das 120 Tage Follow-Up ist bislang noch freiwillig. Nur ausgewählte Kliniken erheben es im Rahmen einer in 2018 gestarteten Pilotphase verpflichtend.